① 回答フォームを作ります。

フォームリンクの配布方法は学校の実態によります。

なお、文部科学省『StuDX Style』内のアドバイザーのコメントに「しばらくしても回答のない方には再度連絡することや、紙媒体でも配布して、回答を促すことも運用初期には必要であると考えます。」とあります。同僚の先生とも相談をして、最適な方法をとるようにしてください。

フォームの編集画面から「回答」タブを選択してスプレッドシートのアイコンをクリックすると、回答を表示させることができます。

ア．Googleスプレッドシートの回答を全選択コピーします。

イ．『面談日程調整エクセル.xlsm』を開き［回答貼付］シートのA1セルに値の貼り付けします。

ア．「開始時間」を［設定］シートA列に転記します。

イ．「実施日」を［設定］シート1行に転記します。

フォームの設問とまったく同じ文字列になるようにしてください。

［処理1］回答から調整枠を作成するをクリックします。

すると［処理］シートに調整枠が作成されます。

［設定1］ある生徒のコマを固定させる（兄弟姉妹など）をクリックします。

固定させたいコマに半角英字［p］(ピー)を入力します。pは動きません。

兄弟姉妹がいるご家庭には、保護者の負担を減らすために前後させるように日程調整をすることがあります。

事前に［p］を入れておくと、抽選時も固定されます。

出張などにより、面談不可となる時間帯があるときには、そのコマの列全体に半角英字[x](エックス)を入力します。

「固定コマ」と「面談不可時間帯」をすべて設定し終えたら、次は抽選過程に進みます。

［処理2a］日程表仮完成（ランダム）か［処理2b］日程表仮完成（だいたい番号順）のいずれかをクリックします。

すると、マクロが実行されて自動割り振りされます。

従来であれば、手作業で一人ずつ確認しながら行っていた業務かと思いますが、たった数秒で完成します。

移動先コマが決まっていない場合：

移動させたいコマに入力されている［o］または［p］を削除します。

すると、移動可能コマの色が変わります。

移動先を選択して［o］を入力します。

移動先コマが決まっている場合：

移動させたいコマに［o］を入力します。

すると、重複しているコマの色が変わります。

入れ替え候補をすぐに見つけることができます。

なお、微調整中は［処理］シート内にプレビュー画像が表示されます。

すべての微調整を終えたら［設定］シートに戻り［処理3］日程表確定をクリックします。

すると、新規ファイルに出力されます。フォントの種類やサイズ、罫線の有無など自由に加工することができます。

冒頭にも述べましたが、Webアンケート機能による面談調整のオンライン化が推奨されています。

推奨されている通りに実践したが、配布・回収までは楽になったけど調整が大変と感じている先生も多いかと思います。

マクロを使わずとも、標準機能の「区切り位置」や「文字列の置換」、VLOOKUP関数などをうまく活用すれば、ある程度の効率化はできると思います。

この『面談日程調整エクセル』は、そういった標準機能やVLOOKUP関数で行っている作業をPCにやらせているので、より効率化の効果を得られます。

マクロを使って標準機能や関数をより良い形で活用することで、より効率的に面談日程調整を実行しています。

ぜひ、以下リンクよりサンプルをそれぞれコピー、ダウンロードして試してみてください。